Mehr als Mieten

Informationen nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO
über die Verarbeitung der personenbezogenen
Daten von Mietinteressenten, Nutzern und Mitgliedern

                                                                                                                                                        

1. Verantwortliche:

Bauverein Kaltenkirchen eG
Sitz: Schulstraße 5, 24568 Kaltenkirchen
E-Mail: info@bauverein-kaltenkirchen.de
Telefon: 04191 93 05 0

2. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten des Unternehmens:

Frau Nicola Olivier, Verband Norddeutscher Wohnungsunternehmen e.V.,
Tangstedter Landstr. 83, 22415 Hamburg, Tel. 040/520 11-221, E-Mail: olivier@vnw.de

3. Zweckbestimmung der Datenerhebung, Datenverarbeitung oder Datennutzung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß den Bestimmungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur für die hier ausdrücklich genannten Zwecke.

Soweit uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte, vorher genannte Zwecke erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

Im Rahmen des Mietinteressentenbogens, der Mitglieder- und/oder Mietvertragsverwaltung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke:

a) zur Durchführung von vertraglichen Maßnahmen und/oder zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1b DSGVO:

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Anbahnung und/oder Mietvertragsverwaltung sowie zur Verwaltung der Mitgliedschaft gem. den Vorgaben der Satzung unserer Genossenschaft.

b) im Rahmen der Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1f DSGVO:

Soweit erforderlich, verarbeiten wir personenbezogene Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages oder der vertraglichen Maßnahmen hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten.

Dazu gehören:

  • Durchführung der Interessentenverwaltung mithilfe unserer wohnungswirtschaftlichen Software
  • Konsultationen von der SCHUFA Holding AG zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken im Vermietungsbetrieb
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Anfrage an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs der Genossenschaft
  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
  • Postversand durch eine Druckerei
  • Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit
  • Übermittlung von Kontaktdaten an Handwerker zur Ermöglichung der direkten Kontaktaufnahme

Gemäß Art. 21 Abs. 4 i.V. m. Abs. 1 und 2 DSGVO können Sie jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einlegen.

c) Ferner sind wir im Rahmen der Genossenschaftsmitgliedschaft gesetzlich dazu verpflichtet, personenbezogenen Daten zu erheben und zu verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO.

Dazu gehören:

  • Führung der Mitgliederliste
  • Erhebung der Steueridentifikationsnummer
  • Erhebung des Geburtsdatums
  • Gewährung der Einsichtnahme in die Mitgliederliste nach § 31 Genossenschaftsgesetz

4. Bestehende Datenschutzrechte betroffener Personen

Jede betroffene Person hat die folgenden Datenschutzrechte nach der DSGVO und dem BDSG 2018:

  • Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
  • Recht zur Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DSGVO
  • Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
  • Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
  • Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO
  • Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO i.V. m. § 19 BDSG-neu

5. Datenübermittlung an Dritte

Ihre persönlichen Daten werden nicht an andere außer den im Folgenden genannten Dritten zu den oben aufgeführten Zwecken weitergegeben

  • Mitarbeiter von Unternehmen, die im Auftrag des Vermieters weisungsgebunden Daten verarbeiten, wie z.B. (Mess-)Dienstleister für Heizkosten-/Warmwasserablesung und Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung, Dienstleister für die Rauchwarnmeldewartung, Aktenvernichter, Kabelnetzbetreiber, IT-Dienstleister
  • öffentliche Stellen (Stadt Kaltenkirchen, Kreis-, Stadt-, Kommunal- und Gemeindeverwaltungen, Bundeszentralamt für Steuern, Jobcenter, Statistische Ämter u.a.),
  • Fachunternehmen zur Durchführung erforderlicher Instandhaltungs- bzw. Modernisierungsarbeiten
  • die zuständige Meldebehörde,
  • Zum Zweck der Erstellung von Mietpreissammlungen, Mietkatastern, Mietspiegeln und bei (Vergleichs-)Mieterhöhungen können die Daten, die die Lage, Art, Größe, Ausstattung, Beschaffenheit, Miethöhe und Nebenkosten der Wohnung betreffen, ggfls. an andere Mieter bzw. die Stadt/Gemeinde weitergegeben werden.
  • zum Zwecke der Erfüllung von Rechtsansprüchen wird anderen Mietern auf deren Verlangen Einsicht in sämtliche, den jeweiligen Jahresabrechnungen zugrunde liegenden Originalbelege und Verbrauchserfassungen gewährt.
  • Finanzamt
  • Genossenschaftlicher Prüfungsverband (§ 54 Genossenschaftsgesetz) im Rahmen der Prüfung und Beratung
  • Ggfls. Kooperationspartner (Diakonisches Werk Altholstein GmbH, Stiftung Tausendfüßler u.a.)
  • Schufa Holding GmbH

6. Dauer der Speicherung

Nach Entfallen des jeweiligen Verarbeitungs- und Nutzungszweckes gelten einschlägige gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Ihre mit den Mietinteressentenbogen ermittelten Daten werden grundsätzlich sechs Monate nach letzter Kontaktaufnahme vollständig gelöscht. Lediglich die für die Durchführung des Mietverhältnisses erforderlichen Daten werden zur Durchführung des Mietverhältnisses genutzt. Die personenbezogenen Daten der Mieter und Mitglieder werden gelöscht, sofern sie nicht mehr erforderlich sind. Sofern der Vermieter gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und/oder handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist oder der Mieter in eine darüber hinaus gehende Speicherung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO eingewilligt hat, werden die Daten erst nach Ablauf dieser Fristen gelöscht.

Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften:

Bei Notwendigkeit der Erhaltung von Beweismitteln etwa im Rahmen gerichtlicher Verfahren wird auf folgende Speicherungsfristen hingewiesen: Die Verjährungsfristen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können bei Vorhandensein eines gerichtlichen Titels bis zu 30 Jahre betragen (§§195 ff. BGB). Sofern kein gerichtlicher Titel gegen die betroffene Person erwirkt wurde, greift die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.

7. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten

Derzeit findet keine Datenübermittlung in Drittstaaten statt. Dies ist auch nicht geplant.

8. Freiwilligkeit und Bereitstellungspflicht personenbezogener Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, einen Vertrag zu schließen oder diesen durchzuführen.

9. Automatisierte Entscheidungsfindungen, Durchführung eines Profilings

Eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) im Sinne von Art. 22 DSGVO wird nicht eingesetzt.